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Was wir tun

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Defend

E-Mail-Sicherheit

Die meisten Angriffe auf ein Unternehmen beginnen mit einer täuschend echten E-Mail. E-Mail-Sicherheit filtert Spam, Phishing und Schadsoftware heraus, bevor eine Mail jemanden erreicht, und bewahrt auf, was Sie aufbewahren müssen.

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Eine täuschend echte E-Mail: So fängt es meistens an.

Rechnungen, Mandantenunterlagen und geteilte Dateien sind der perfekte Köder, und eine Mail, die aussieht, als käme sie von einem Kunden, wird geöffnet. E-Mail-Sicherheit ist die Schicht davor: Jede Mail, die Ihr Unternehmen erreicht, wird auf Absender, gefälschte Adressen, gefährliche Anhänge und Links geprüft, bevor sie in einem Postfach landet. Was die Prüfung nicht besteht, wird zurückgehalten. Ihre eigene Domain trägt die Einträge, an denen fremde Mailsysteme eine Mail Ihres Unternehmens von einer unterscheiden, die das nur behauptet. Und weil E-Mails oft die Akte eines Vorgangs sind, werden sie für die Jahre archiviert, die Sie sie aufbewahren müssen. Der Filter stoppt das meiste. Den Rest übernehmen Menschen und ein fester Ablauf.

Was wir einrichten

Gefiltert, bevor es landet. Geprüft, wenn doch.

Der Filter sitzt vor Ihren Postfächern in Microsoft 365. Seine Regeln stimmen wir darauf ab, wie Ihr Unternehmen schreibt und E-Mails bekommt. So kommen echte Mails an, und die Fälschungen bleiben draußen.

  • Spam, Phishing und Schadsoftware zurückgehalten

    Jede eingehende Mail wird vor der Zustellung geprüft: Absender, Links, Anhänge. Was durchfällt, kommt in Quarantäne statt ins Postfach. War eine zurückgehaltene Mail echt, geben wir sie auf Anfrage frei und passen die Regel an.

  • Ihre Absenderadresse, schwer zu fälschen

    Ihre Domain trägt die Einträge, an denen fremde Mailsysteme erkennen, ob eine Mail wirklich von Ihnen kommt (SPF, DKIM und DMARC). Weniger Fälschungen in den Postfächern Ihrer Kunden, und weniger Ihrer Mails in deren Spam-Ordner.

  • Weiterleitungsregeln im Blick

    Wer in ein Postfach eindringt, legt meist zuerst eine Regel an: eine, die Mails weiterleitet oder versteckt. Neue Weiterleitungen und ungewöhnliche Änderungen werden gemeldet, damit eine stille Übernahme nicht still bleibt.

  • Archiv für Jahre

    E-Mails werden für die Jahre archiviert, die Ihr Unternehmen sie aufbewahren muss. Eine aus dem Postfach gelöschte Mail liegt noch im Archiv, wenn ein Vorgang Jahre später wieder aufkommt. Die Aufbewahrungsfrist legen wir mit Ihnen fest und halten sie schriftlich fest.

  • Wenn doch eine durchkommt

    Phishing kommt auch in gut geführten Unternehmen durch. Dann ist der Ablauf immer derselbe: Sie sagen uns Bescheid, wir sperren das Konto, prüfen, was verschickt wurde und an wen, räumen auf, informieren zuerst Sie und halten alles fest.

  • Die Anmeldung hinter dem Postfach

    Ein gestohlenes Passwort allein öffnet nichts: Hinter jedem Postfach stehen ein zweiter Faktor und Conditional Access. Eine Phishing-Mail, die jemanden täuscht, bringt den Angreifer trotzdem nicht hinein.

Schriftlich festgehalten

In Ihrer Nachweismappe.

  • Die geltenden Filterregeln und das Datum der letzten Prüfung
  • Die Einträge Ihrer Domain zur Absenderprüfung, so wie sie gesetzt sind
  • Das Archiv: was aufbewahrt wird und wie lange
  • Jeder Vorfall: was passiert ist, was wir getan und was wir geändert haben

Bereit für die Frage Ihres Versicherers nach dem Phishing-Schutz, an dem Tag, an dem sie kommt.

Was ohne E-Mail-Sicherheit schiefgeht.

  • Der Filter, den niemand nachjustiert

    Einmal eingerichtet, nie angepasst: Die echte Mail eines neuen Kunden landet in der Quarantäne, also dreht jemand den Filter herunter, und die nächste Fälschung landet im Postfach.

  • Eine Domain, in deren Namen jeder schreiben kann

    Ohne die Einträge zur Absenderprüfung sieht eine Mail, die angeblich von Ihnen kommt, genauso aus wie eine echte. Ihre Kunden können die gefälschte Rechnung nicht von Ihrer unterscheiden.

  • Die Weiterleitung, die niemand gesehen hat

    Ein übernommenes Postfach leitet wochenlang jede Mail über eine Zahlung still an eine fremde Adresse weiter. Es fällt auf, wenn ein Kunde fragt, warum sich die Bankverbindung geändert hat.

Ebenfalls unter Defend

Häufige Fragen

Gehen echte Mails im Filter verloren?

Manche echte Mail wird zurückgehalten, vor allem in den ersten Wochen: ein neuer Kunde, ein ungewöhnlicher Anhang. Zurückgehaltene Mails bleiben in der Quarantäne, für Sie und für uns sichtbar, und wird auf Anfrage freigegeben. Jede Freigabe schärft die Regeln.

Woran erkennt mein Team eine Mail, die trotzdem durchkommt?

An den Zeichen, die sich nicht ändern: eine Domain, die nach Amt klingt, für ein Amt, das es nicht gibt; ein „Re:“ im Betreff, obwohl niemand geantwortet hat; Druck, bis morgen zu handeln; eine Signatur ohne Registernummer und Adresse. Die Regel für alle: nicht antworten, nichts anklicken, und den Absender über seine offizielle Website prüfen, nie über die Kontaktdaten aus der Mail.

Und E-Mails, die wir jahrelang aufbewahren müssen?

Sie werden für die Frist archiviert, an die Ihr Unternehmen gebunden ist. Wer eine Mail aus dem Postfach löscht, löscht sie nicht aus dem Archiv, und ein Vorgang von vor Jahren lässt sich wiederfinden. Die Aufbewahrungsfrist legen wir mit Ihnen fest und halten sie schriftlich fest.

Können Sie dem Versicherer zeigen, dass es eingerichtet ist?

Ja. Die Filterregeln, die Einträge Ihrer Domain zur Absenderprüfung und die Archiveinstellungen stehen in Ihrer Nachweismappe, mit dem Datum der letzten Prüfung.

Start

Was passiert bei Ihnen, wenn jemand klickt?

Im Erstgespräch gehen wir durch, wie E-Mails heute Ihr Team erreichen, was eine Fälschung stoppt, bevor sie landet, und was passieren würde, wenn doch eine durchkäme.

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