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Microsoft 365 bereit für KI
Ein KI-Assistent in Microsoft 365 zeigt jeder Person alles, was sie öffnen darf. In vielen Tenants ist das viel zu viel. Deshalb kommen zuerst die Berechtigungen, dann der Assistent.
Der Assistent sieht, was Ihre Leute sehen können. Genau das ist das Problem.
Microsoft 365 Copilot und ähnliche Assistenten antworten aus den Mails, Dateien und Chats, auf die eine Person ohnehin Zugriff hat. Sie öffnen keine neuen Türen, aber sie gehen durch jede, die offen steht. In einem Tenant, der über Jahre gewachsen ist, sind das der freigegebene Ordner aus dem alten Büro, die Site, zu der alle für ein Projekt hinzugefügt wurden, die Datei, die jemand versehentlich mit dem ganzen Unternehmen geteilt hat. Wer dort einen Assistenten einschaltet, dem zeigt er bereitwillig auch die Gehaltsliste. Also werden zuerst die Türen geschlossen: wer was öffnen darf, was mit wem geteilt werden darf, welche Daten ein KI-Tool überhaupt sehen darf, mit Ihnen festgelegt und aufgeschrieben. Dann ein kleines Pilotprojekt, und erst dann der Schalter.
Vor dem Einschalten
Erst die Berechtigungen, dann der Assistent.
Die Reihenfolge ist die ganze Methode. Jeder Schritt ist geprüft und festgehalten, bevor der nächste beginnt, und in Betrieb geht nur, was auf Datenschutz und Sicherheit geprüft ist.
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Wer heute was öffnen kann
Eine Berechtigungsprüfung Ihres Tenants: jede Site, jedes Team und jeder freigegebene Ordner mit den Leuten, die darauf zugreifen können, dazu die Dateien, die mit dem ganzen Unternehmen oder per Link geteilt sind. Das Ergebnis ist die Landkarte dessen, was ein Assistent sehen würde.
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Berechtigungen nach Rolle
Dateien geordnet nach Mandat, Kunde oder Projekt, und der Zugriff folgt den Leuten, die daran arbeiten. Jede Person sieht, was ihre Rolle braucht, und der Assistent sieht nicht mehr als sie.
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Freigaberegeln, schriftlich
Wer was mit wem teilen darf, innerhalb des Unternehmens und nach außen, mit Ihnen festgelegt und in Microsoft 365 eingestellt. Links für jeden, standardmäßig, sind dann nicht mehr der Standard.
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Regeln für KI
Welche KI-Tools welche Daten sehen dürfen und welche Mandanten- oder Kundendaten gar nicht, mit Ihnen festgelegt und aufgeschrieben. So nutzt Ihr Unternehmen KI, ohne vertrauliche Arbeit an ein öffentliches KI-Tool zu geben. Die rechtliche Bewertung bleibt bei Ihnen.
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Die Datenschutzprüfung
Wo der Assistent Ihre Daten verarbeitet und was er behält, als Fakten aufgeschrieben, damit Ihr Datenschutzbeauftragter oder Ihre Beraterin es bewerten kann. Eingeschaltet wird nichts, bevor diese Prüfung abgeschlossen ist.
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Ein kleines Pilotprojekt, dann die Entscheidung
Wenige Leute, eine feste Zeit, eine Frage: Hilft der Assistent bei der Arbeit, die sie tatsächlich machen? Am Ende eine Entscheidung mit zwei Ausgängen: Er wird Standard, dokumentiert und unterstützt, oder er wird rückstandslos abgeschaltet.
Schriftlich festgehalten
Im Pilotprotokoll und in der Datenschutzprüfung.
- Wer was öffnen kann, aus der Berechtigungsprüfung vor dem Einschalten
- Die Freigaberegeln und die Regeln für KI, wie festgelegt und wie eingestellt
- Wo der Assistent Ihre Daten verarbeitet, für die datenschutzrechtliche Bewertung
- Frage, Gruppe, Zeitrahmen und Entscheidung des Pilotprojekts
- Was für wen eingeschaltet wurde, und was wieder abgeschaltet wurde
Dieselben Unterlagen beantworten den Sicherheitsfragebogen eines Mandanten oder Kunden und den Ihres Versicherers, denn beide stellen dieselbe Frage: Wer kann was sehen?
Was bei KI in Microsoft 365 meist schiefgeht.
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Lizenzen zuerst, Berechtigungen nie
Der Assistent wird an einem Nachmittag gekauft und eingeschaltet, und die erste überraschende Antwort kommt aus einem Ordner, von dem niemand mehr wusste, dass er offen war.
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Regeln, die niemand aufgeschrieben hat
Jede Person entscheidet allein, welches KI-Tool welches Dokument bekommt. Eine Mandantenakte landet in einem öffentlichen Dienst, und das Unternehmen erfährt es, wenn der Mandant fragt.
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Das Pilotprojekt ohne Ende
Ein paar Begeisterte behalten ihre Lizenzen, niemand entscheidet, und ein Jahr später weiß niemand, was der Assistent sehen darf und wer ihn hat.
Häufige Fragen
Können Sie Microsoft 365 Copilot für uns einschalten?
Ja, sobald Berechtigungen und Freigaben aufgeräumt sind. Dann zeigt er jeder Person nur, was sie sehen darf. Wir beginnen mit einem kleinen Pilotprojekt: wenige Leute, ein fester Zeitrahmen und eine klare Frage. Dann entscheiden Sie.
Wie lange dauert das Aufräumen?
Das hängt davon ab, wie Ihr Tenant gewachsen ist. Die Berechtigungsprüfung zeigt es in den ersten Tagen; das Aufräumen danach ist das, was Zeit braucht, und es ist Arbeit, die Ihr Unternehmen ohnehin braucht, mit oder ohne Assistent. Im Erstgespräch sehen wir uns Ihren Tenant an, wie er ist.
Was ist mit anderen KI-Tools als denen von Microsoft?
Die Regeln für KI gelten auch für sie: welche Tools welche Daten sehen dürfen und welche Mandanten- oder Kundendaten gar nicht. Wo ein Tool Ihre Daten verarbeitet und was es behält, halten wir als Fakten für Ihre datenschutzrechtliche Bewertung fest; die rechtliche Bewertung bleibt bei Ihnen.
Und wenn das Pilotprojekt zeigt, dass er nicht hilft?
Dann wird er rückstandslos abgeschaltet: keine vergessenen Lizenzen, keine verwaisten Zugänge. Die aufgeräumten Berechtigungen bleiben, und Ihr Unternehmen ist besser geschützt als vor dem Pilotprojekt.
Start
Was würde ein Assistent in Ihrem Tenant heute sehen?
Im Erstgespräch gehen wir durch, wer in Ihrem Microsoft 365 was öffnen kann, was ein Assistent zutage fördern würde und was erfüllt sein muss, bevor einer eingeschaltet wird.
- Kein First Level
- Keine Überraschungen
- Erst testen, dann entscheiden