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Kleine Pilotprojekte

Ein neues Tool, getestet von wenigen Leuten, die die Arbeit jeden Tag machen, eine feste Zeit lang, an einer Frage, die vor dem Start vereinbart ist. Am Ende eine Entscheidung mit genau zwei Ausgängen.

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Kleine Schritte, die sich rückgängig machen lassen.

Jeden Monat bringt jemand in Ihrem Unternehmen ein Tool mit, das er ausprobieren möchte: einen Assistenten, ein Signaturtool, einen neuen Weg, Dateien mit Mandanten oder Kunden zu teilen. Ausprobieren ist richtig. Ausprobieren ohne Plan ist der Weg zu Lizenzen, die niemand nutzt, zu Daten an Orten, die niemand geprüft hat, und zu einem Tool, von dem das halbe Büro abhängt, ohne dass es je jemand entschieden hätte. Ein Pilotprojekt bei uns wird jedes Mal gleich aufgesetzt: eine Frage, die es beantworten muss, eine kleine Gruppe, die die Arbeit jeden Tag macht, ein fester Zeitrahmen, und vor dem Start die Prüfung auf Datenschutz und Sicherheit. Am Ende eine Entscheidung mit zwei Ausgängen: Es wird Standard, dokumentiert und unterstützt, oder es wird rückstandslos abgeschaltet.

Das Protokoll

Eine Frage, eine Gruppe, ein Zeitrahmen, eine Entscheidung.

Das Protokoll ist mit Absicht kurz. Es sorgt dafür, dass ein Pilotprojekt enden kann, in beide Richtungen, und dass nichts zurückbleibt, wenn es das tut.

  • Eine Frage

    Was das Pilotprojekt beantworten muss, in einem Satz, vor dem Start vereinbart: nicht „Ist das Tool gut?“, sondern „Spart es dem Team die Stunde, die es jede Woche dafür braucht?“ Ein Pilotprojekt ohne Frage kann nicht enden.

  • Eine kleine Gruppe

    Ein paar Leute, die die Arbeit jeden Tag machen, nicht die, die sich am meisten für das Tool begeistern. Sie sehen, was es an einem echten Dienstag bewirkt.

  • Ein fester Zeitrahmen

    Ein Start- und ein Enddatum, zu Beginn festgelegt, damit das Pilotprojekt nicht ausufert. Ist der Tag da, fällt die Entscheidung mit dem, was bis dahin bekannt ist.

  • Die Prüfung vor dem Start

    Wo das Tool Ihre Daten verarbeitet, was es behält und wer darauf zugreifen kann, als Fakten für Ihre datenschutzrechtliche Bewertung aufgeschrieben, und die Sicherheit von Ihrem TechPilot geprüft. In Betrieb geht nichts, bevor beides erledigt ist. Die rechtliche Bewertung bleibt bei Ihnen.

  • Zugänge nur für das Pilotprojekt

    Die Gruppe bekommt, was das Pilotprojekt braucht, und nicht mehr, mit Ablaufdatum. Das Tool sieht die Daten, die die Frage braucht, nicht den ganzen Tenant.

  • Die Entscheidung, mit zwei Ausgängen

    Standard: Es funktioniert und wird Teil Ihres Alltags, dokumentiert, unterstützt und ausgerollt wie jeder Rollout. Abgeschaltet: Es funktioniert nicht und verschwindet rückstandslos: keine vergessenen Lizenzen, keine verwaisten Zugänge, keine Daten, die im Tool bleiben.

Schriftlich festgehalten

Im Pilotprotokoll und in der Datenschutzprüfung.

  • Frage, Gruppe und Zeitrahmen, wie zu Beginn vereinbart
  • Wo das Tool Ihre Daten verarbeitet und was es behält
  • Was die Gruppe gefunden hat, und die Entscheidung mit Datum
  • Was für wen eingeschaltet oder abgeschaltet wurde, mit Nachweis

Ein abgeschaltetes Pilotprojekt hinterlässt genau eines: sein Protokoll. Wer dasselbe Tool als Nächstes vorschlägt, liest darin, warum.

Was bei Pilotprojekten meist schiefgeht.

  • Pilotprojekte ohne Ende

    Ein paar Begeisterte testen ein Tool, niemand entscheidet, und die Lizenzen laufen weiter. Ein Jahr später nutzt es das halbe Unternehmen, und niemand hat geprüft, wohin seine Daten gehen.

  • Das Pilotprojekt, das nichts beantwortet

    Ohne eine zu Beginn vereinbarte Frage gefallen der Gruppe manche Teile und andere nicht, und die Entscheidung wird auf die nächste Version vertagt.

  • Rückstände

    Das Tool wird fallen gelassen, aber die Konten, der freigegebene Ordner und die Verbindung zum Tenant bleiben. Verwaiste Zugänge sind das Erste, was ein Angreifer, oder ein Prüfer, findet.

Ebenfalls unter Pioneer

Häufige Fragen

Wie lange dauert ein Pilotprojekt?

So lange, wie die Frage es braucht, und keinen Tag länger: Der Zeitrahmen wird zu Beginn festgelegt und verschiebt sich nicht. Ein Tool für den Arbeitsalltag zeigt in ein paar Wochen echter Nutzung, was es kann; ein Tool für eine monatliche Routine muss ein paar dieser Monate erleben.

Wer entscheidet am Ende?

Sie, mit Ihrem TechPilot, auf Grundlage dessen, was die Gruppe gefunden und die Prüfungen gezeigt haben. Ihr TechPilot wählt Pilotprojekte mit Ihnen nach geschäftlichem Nutzen aus, nicht nach Hype, und sorgt dafür, dass nichts Neues die Sicherheit oder den Datenschutz schwächt.

Probieren Sie die Tools selbst zuerst aus?

Automatisierungen und KI-Tools für den Büroalltag setzen wir zuerst im eigenen Unternehmen ein. Was sich bei uns nicht bewährt, empfehlen wir nicht. Tools, die es nur in Ihrer Branche gibt, testen wir mit Ihren Leuten, denn nur sie kennen die Arbeit.

Was kostet ein Pilotprojekt?

Bei Pioneer arbeiten wir in kleinen Projekten mit festem Umfang, nach derselben Preisliste wie alles andere, dazu die Lizenzen des Tools für die Gruppe und den Zeitrahmen. Der Umfang steht vor dem Start fest, wie die Frage.

Start

Welches Tool läuft bei Ihnen auf Probe, ohne Enddatum?

Im Erstgespräch finden wir die eine Frage, die ein Pilotprojekt für Ihr Unternehmen beantworten soll, wer in die Gruppe gehört und was erfüllt sein muss, bevor etwas in Betrieb geht.

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