Was ab wann gilt
Nur das Nötigste, damit die IT-Seite einen Rahmen hat. Die steuerliche Einordnung für Ihr Haus, die Umsatzgrenze, Ausnahmen für Kleinunternehmer oder steuerfreie Leistungen: Das ist die Arbeit Ihres Steuerberaters, nicht unsere. Die Regeln selbst stehen im Fragen-und-Antworten-Katalog des Bundesfinanzministeriums.
- Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Eine Zustimmung des Empfängers braucht es dafür nicht mehr.
- Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen noch auf Papier oder als PDF gestellt werden, wenn der Empfänger einverstanden ist.
- Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle.
- Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Datenformat nach der Norm EN 16931, in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD. Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung, auch kein schönes; die IHK Berlin nennt es eine „sonstige Rechnung”.
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Rechnungen an Privatpersonen und ins Ausland sind nicht betroffen; Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise auch nicht. Was das für Ihre Mandate, Projekte oder Honorarnoten im Einzelnen heißt, klärt Ihr Steuerberater.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide erfüllen die Norm, und die meisten Programme können beide. Der Unterschied liegt darin, was ein Mensch sieht. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei: Für die Buchhaltungssoftware perfekt, für ein Auge unlesbar, bis ein Programm sie anzeigt. ZUGFeRD ist ein PDF mit derselben XML-Datei darin: Die Sachbearbeiterin sieht die gewohnte Rechnung, die Software liest den strukturierten Teil. Öffentliche Auftraggeber verlangen meist die XRechnung, oft mit einer Leitweg-ID des Empfängers, die auf die Rechnung muss. Zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD im Alltag der freundlichere Weg, weil sich nichts ändert, was die Leute sehen.
Für die IT heißt das: Beide Formate müssen ankommen, gelesen und archiviert werden können, und die Fachsoftware muss das Format ausgeben, das Ihre Empfänger verlangen.
Was das für die IT heißt: vier Dinge
Der Eingang
Eine E-Rechnung kommt als XML-Datei, meist per E-Mail, manchmal über ein Portal des Lieferanten. Dafür braucht Ihr Haus ein Postfach, das jeder Lieferant kennt und das jemand liest, zum Beispiel rechnung@, und einen Weg von dort in die Buchhaltung oder zum Steuerberater, ohne dass jemand Anhänge von Hand weiterschiebt. In Microsoft 365 ist das ein freigegebenes Postfach mit festen Berechtigungen, einer Vertretungsregel und einer Weiterleitung oder einem Abruf durch die Buchhaltungssoftware.
Zwei Dinge gehen dabei gern schief. Erstens blocken Spam- und Virenfilter XML-Anhänge gern pauschal; die Regeln müssen E-Rechnungen durchlassen und trotzdem prüfen, denn ein XML-Anhang ist auch ein beliebter Weg für Schadsoftware. Zweitens landen Rechnungen in persönlichen Postfächern und bleiben dort liegen, wenn die Person im Urlaub ist oder das Haus verlässt. Ein Lieferant, der die alte Adresse noch nutzt, bekommt eine freundliche Antwort mit der neuen, automatisch.
Das Archiv
Der strukturierte Teil der E-Rechnung, also die XML-Datei, muss unverändert und in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden, über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Ein Postfach ist kein Archiv: Es wird aufgeräumt, umgezogen, gelöscht, und eine Regel, die alte Mails nach zwei Jahren entfernt, entfernt auch die Rechnung.
Was Sie brauchen, ist eine Ablage, die nichts verändert und nichts verliert: in Ihrem Dokumentenmanagement, in der Buchhaltungssoftware selbst oder in Microsoft 365 mit Aufbewahrungsregeln, die ein Löschen vor Ablauf der Frist verhindern. Dazu gehört eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Rechnungen eingehen, geprüft, verbucht und archiviert werden, wer was darf und was bei einem Fehler passiert. Den technischen Teil dieser Dokumentation liefert die IT; den steuerlichen Teil Ihr Steuerberater.
Die Fachsoftware
Ausstellen müssen Sie aus der Software, mit der Sie heute Rechnungen schreiben: der Kanzleisoftware, der Abrechnung im Büro, der Buchhaltung. DATEV, RA-MICRO, Advoware, Lexware und die großen Büro- und ERP-Programme haben Module oder Updates für XRechnung und ZUGFeRD; einige verlangen dafür eine neue Version, ein Zusatzmodul oder eine andere Lizenz, und manche ältere Installation läuft auf einem Server, der das Update nicht mehr mitmacht.
Das heißt für die IT: Version und Lizenz prüfen, das Update mit dem Hersteller einplanen, die Berechtigungen setzen (wer erstellt, wer gibt frei, wer versendet), und einen Testlauf mit Ihrem Steuerberater machen, bevor die erste echte Rechnung rausgeht. Beim Testlauf zeigt sich, ob die Stammdaten stimmen: Umsatzsteuer-ID, Leitweg-ID, Bankverbindung, Zahlungsbedingungen. Eine E-Rechnung mit falschen Stammdaten lässt sich nicht mit dem Kugelschreiber korrigieren.
Die Sicherheit
Umstellungen bei Rechnungen sind die Lieblingszeit von Betrügern. „Unsere Bankverbindung hat sich geändert” kommt dann besonders glaubwürdig daher, und eine gefälschte XML-Rechnung sieht aus wie jede andere; ein PDF hätte man an der schiefen Vorlage erkannt, eine XML-Datei nicht.
Drei Regeln, die Ihr Haus vorher braucht: Eine neue Bankverbindung wird immer über einen bekannten Weg zurückgefragt, nie über die Mail, in der sie steht. Postfachregeln, die Rechnungen umleiten oder löschen, werden überwacht, denn so beginnt der Betrug mit übernommenen Konten. Und die Leute, die Rechnungen bearbeiten, wissen, wie der Betrug aussieht, weil sie ihn einmal gesehen haben.
Was wir dafür einrichten
- Das Rechnungspostfach als freigegebenes Postfach mit Berechtigungen, Vertretung und Weiterleitung in die Buchhaltung, mit Filterregeln, die XML-Anhänge prüfen statt blocken.
- Die Ablage mit Aufbewahrungsregeln, in Microsoft 365 oder im Dokumentenmanagement, und der technische Teil der Verfahrensdokumentation.
- Das Update der Fachsoftware mit dem Hersteller, die Berechtigungen, der Testlauf mit dem Steuerberater.
- Die Schutzregeln gegen Rechnungsbetrug, die Überwachung der Postfachregeln und die kurze Schulung für die, die Rechnungen bearbeiten.
Die Fragen an Ihre IT
- In welches Postfach kommen unsere E-Rechnungen, wer liest es, und wohin gehen sie von dort?
- Wo liegt die XML-Datei nach der Verbuchung, und wie lange bleibt sie dort unverändert?
- Welche Version unserer Fachsoftware stellt E-Rechnungen aus, und ist sie installiert?
- Was passiert, wenn eine Rechnung mit neuer Bankverbindung kommt?
- Wer hat die Verfahrensdokumentation, und wann wurde sie zuletzt angefasst?
Bis Januar: die Reihenfolge
Erst der Eingang und das Archiv, denn empfangen müssen Sie schon heute. Dann die Fachsoftware, mit dem Testlauf im Dezember, nicht im Januar. Die Schutzregeln parallel, denn der Betrug wartet nicht auf die Frist. Und für alles ein Datum, das vor Ihren eigenen Fristen liegt.
Fragen, die wir dazu hören
Reicht ein PDF per E-Mail noch?
Bis Ende 2026 ja, wenn der Empfänger einverstanden ist. Ab 2027 nicht mehr für Unternehmen über der Umsatzgrenze, ab 2028 für niemanden mehr im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen aber schon heute, unabhängig davon, was Sie selbst ausstellen.
Reicht für den Empfang ein normales E-Mail-Postfach?
Zum Empfangen ja. Das Problem ist nicht der Empfang, sondern was danach passiert: Wer liest das Postfach, wie kommt die Rechnung in die Buchhaltung, und wo bleibt die XML-Datei die nächsten Jahre? Ein Postfach beantwortet keine dieser Fragen.
Brauchen wir ein neues Programm?
Meist nicht. Die Software, mit der Sie heute Rechnungen schreiben, kann es in einer aktuellen Version in der Regel. Was Sie brauchen, ist das Update, gegebenenfalls das Modul oder die Lizenz, und ein Testlauf. Ein neues Programm wird es nur, wenn der Hersteller Ihrer Software die E-Rechnung nicht mehr nachrüstet.
Was ist mit Rechnungen, die wir an Privatpersonen oder ins Ausland stellen?
Die Pflicht gilt für Leistungen zwischen inländischen Unternehmen. Für Privatkunden und Empfänger im Ausland bleibt es beim bisherigen Weg. Ob eine Ihrer Rechnungen darunterfällt, ist eine Frage an den Steuerberater, nicht an die IT.
Wie lange müssen wir E-Rechnungen aufbewahren?
Über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen, und zwar so, dass der strukturierte Teil unverändert bleibt. Die Frist selbst nennt Ihnen Ihr Steuerberater; die IT sorgt dafür, dass in dieser Zeit nichts gelöscht, verändert oder beim nächsten Umzug vergessen wird.