Warum die Reihenfolge zählt
Bei einer einvernehmlichen Übergabe bekommen Sie Dokumentation, Passwörter und Backups zu einem vereinbarten Termin. Bei einer strittigen bekommen Sie sie spät, unvollständig oder gar nicht, und der Abschalttermin verschiebt sich trotzdem nicht.
Die ersten Tage entscheiden, ob Sie Daten verlieren oder nur Zeit. Sichern Sie alles, womit Sie belegen können, was Ihnen gehört, und womit Sie wieder Zugriff bekommen. Verbessern können Sie danach.
Die ersten 72 Stunden
1. Domain und DNS
Wer Ihre Domain kontrolliert, kontrolliert Ihre E-Mails und Ihre Website. Prüfen Sie, wer als Inhaber eingetragen ist und wer sich beim Registrar anmelden kann. Stellen Sie sicher, dass das Ihr Unternehmen ist und nicht der Dienstleister, und ändern Sie die Zugangsdaten.
2. Admin-Zugang zu Microsoft 365
Sorgen Sie dafür, dass mindestens zwei namentlich benannte Personen in Ihrem Unternehmen globale Administratorrechte haben. Dazu kommt ein Notfallkonto, das an keine einzelne Person gebunden ist. Prüfen Sie dann, wer sonst noch Admin-Rechte hat, auch die Konten des Dienstleisters selbst und delegierte Admin-Zugriffe, und entfernen Sie alles, was Sie nicht brauchen.
3. Lizenzen und Abrechnung
Beziehen Sie Ihre Lizenzen über den alten Dienstleister, klären Sie, wie und wann sie übertragen werden können. Verfallen Lizenzen, können Postfächer und Daten gleich mit verloren gehen.
4. Backups
Fordern Sie die Backups an, aber rechnen Sie nicht damit, dass Sie sie bekommen. Richten Sie sofort eigene Backups für Microsoft 365, Server und kritische Daten ein, und testen Sie eine Wiederherstellung.
5. Firewall, VPN und Fernzugriff
Verschaffen Sie sich Admin-Zugang zur Firewall und zu allem, was Ihre Standorte oder Ihre Leute im Homeoffice anbindet. Geht das nicht, planen Sie den Austausch ein: Ein Fernzugriff, den Sie nicht kontrollieren, ist ein Risiko und keine Erleichterung.
6. Agenten für Verwaltung und Fernwartung
Die Verwaltungs- und Fernwartungstools des alten Dienstleisters sind oft noch auf jedem Gerät installiert. Entfernen Sie sie, sobald Ihre eigenen eingerichtet sind, damit niemand mehr einen Weg hinein hat.
7. Passwörter und gemeinsam genutzte Konten
Sammeln Sie die Admin-Passwörter in einem Passwort-Tresor, den Ihr Unternehmen kontrolliert, und ändern Sie jedes gemeinsam genutzte Passwort, das der Dienstleister kannte.
Die Umschaltung an Ihren Projekten ausrichten
Stellen Sie nicht an einem Dienstagmorgen alles auf einmal um. Ziehen Sie zuerst um, was empfindlich ist, testen Sie vor jedem Schritt den Rückweg, und legen Sie die Schritte, die den Betrieb stören, auf Abende und Wochenenden. Sagen Sie Ihrem Team vorher, was sich am Montag ändert und wen es anrufen kann.
Wann ein Neuaufbau besser ist als eine Migration
Ist nichts dokumentiert, erben Sie mit einer Migration der alten Umgebung Probleme, die niemand erklären kann. Ein sauberer Neuaufbau, in den die Daten umziehen, geht oft schneller, und nur so wissen Sie sicher, was bei Ihnen eigentlich läuft.
Genau so sind wir bei einem Ingenieurbüro mit 50 Mitarbeitenden vorgegangen, dessen Dienstleister weder Dokumentation noch Backups übergeben hatte. Zum Praxisbeispiel.