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Budget und Kosten

Die meisten Unternehmen wissen, was ihre IT kostet. Weniger wissen, was sie dafür bekommen. Die Budget- und Kostenprüfung stellt beides nebeneinander und plant daraus das nächste Jahr.

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Was Ihre IT-Ausgaben wirklich bringen.

IT-Kosten kommen aus vielen Richtungen: Lizenzen, Geräte, die Internetleitung, die Telefonanlage, Support, Projekte. Jeder Posten wird für sich genehmigt, und die Summe sieht sich selten jemand als Ganzes an. Die Prüfung legt sie Posten für Posten offen: was Sie zahlen, was Sie dafür bekommen, wer es nutzt und was es kosten würde, es anders zu machen. Daraus entsteht das Budget fürs nächste Jahr, mit den Ersatzbeschaffungen und Verlängerungen schon darin. So ist das Geld da, bevor der Schritt fällig wird. Betreiben wir Ihre IT auch, stammen die Posten aus unseren eigenen Aufzeichnungen, nicht aus einer Schätzung.

So gehen wir vor

Posten für Posten, aus Ihren eigenen Unterlagen.

Eine Prüfung ist nur so gut wie ihre Fakten. Mit diesen arbeiten wir.

  • Lizenzen, die zu Ihrem Team passen

    Jede Lizenz neben der Person, die sie nutzt. Lizenzen, die niemand nutzt, Doppelungen und Pläne, die mehr enthalten, als die Arbeit braucht, werden benannt, samt dem, was eine Anpassung an den tatsächlichen Bedarf spart.

  • Geräte mit Datum

    Jeder Laptop, jede Workstation, jeder Server mit seinem Alter. Was nächstes Jahr das Ende seiner Lebensdauer erreicht, kommt jetzt ins Budget. So wird der Ersatz geplant, nicht erzwungen.

  • Verträge und ihre Laufzeiten

    Internet, Telefonanlage, Software, Support: jeder Vertrag mit Kosten, Verlängerungstermin und Kündigungsfrist. So wird aus einer Verlängerung eine Entscheidung statt einer Überraschung.

  • Anfragen, die Sie Zeit kosten

    Betreiben wir Ihre IT, sehen wir, welche Anfragen immer wiederkommen. Jede hat eine Ursache, und die Ursache hat oft einen Preis: Der Austausch, der sie beendet, kommt mit seinen Kosten auf den Tisch.

  • Optionen, mit ihren Kosten

    Wo es eine Wahl gibt, bekommen Sie die realistischen Optionen nebeneinander, jede mit ihren Kosten, und unsere Empfehlung. Sparen, wo es nicht wehtut, investieren, wo es sich trägt.

  • Das Budget fürs nächste Jahr

    Die Prüfung endet in einem Budget für das kommende Jahr: der Rahmen für den Betrieb, die Ersatzbeschaffungen und Verlängerungen und die Projekte der Roadmap, jeweils mit Zuständigkeit und Termin.

Schriftlich festgehalten

In der Entscheidungsvorlage.

  • Ihre IT-Kosten, Posten für Posten: was jeder bringt und wer ihn nutzt
  • Die Lizenzen, angepasst an Ihr Team, und was sich geändert hat
  • Die Geräte und Verträge, die nächstes Jahr fällig werden, mit Datum
  • Die geprüften Optionen, ihre Kosten und die getroffene Entscheidung
  • Das Budget fürs nächste Jahr, mit Zuständigkeit und Termin für jeden Schritt

So geschrieben, dass Ihre Führung es auch ohne uns im Raum lesen kann.

Was ohne Prüfung schiefgeht.

  • Lizenzen für Leute, die längst weg sind

    Lizenzen werden beim Onboarding angelegt und beim Offboarding selten entfernt. Die Lücke zwischen den Lizenzen, die Sie bezahlen, und den Leuten, die Sie haben, wächst still, Jahr für Jahr.

  • Der Ersatz, der am Tag des Ausfalls entschieden wird

    Ein Server oder Laptop, der ausfällt, wird zu dem Preis ersetzt, der in dieser Woche gilt, oft mit dem, was gerade lieferbar ist. Ein Jahr vorher geplant, ist derselbe Ersatz eine Wahl.

  • Eine Verlängerung, die sich selbst verlängert

    Ein Vertrag mit automatischer Verlängerung und langer Kündigungsfrist verlängert sich, bevor ihn jemand liest. Die Prüfung setzt den Termin in den Kalender, bevor er verstreicht.

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Häufige Fragen

Können Sie unsere Kosten prüfen, wenn Sie unsere IT nicht betreiben?

Ja. Wir arbeiten dann mit Ihren Rechnungen, Verträgen und Ihrer Lizenzübersicht, und mit Ihrer Erlaubnis mit einem Blick in Ihren Tenant. Betreiben wir Ihre IT auch, stützt sich die Prüfung auf unsere eigenen Aufzeichnungen und wird genauer.

Verdienen Sie an den Lizenzen, die Sie empfehlen?

Beziehen Sie Ihre Microsoft-Lizenzen über uns, passen wir sie an die Leute an, die tatsächlich bei Ihnen arbeiten, und die Prüfung zeigt jede Lizenz und wer sie nutzt. Weniger Lizenzen für Sie heißt auch weniger für uns. Die Prüfung ist so geschrieben, dass Sie sie nachrechnen können.

Wie oft sollte das Budget geprüft werden?

Einmal im Jahr vollständig, bevor Ihr Unternehmen sein Budget festlegt. Dazwischen nimmt Ihre IT-Steuerungsrunde es auf, sobald sich etwas ändert: eine Neueinstellung, ein neuer Standort, ein Vertrag, der zur Verlängerung ansteht.

Rät uns die Prüfung dazu, mehr auszugeben?

Manchmal, und sie sagt, warum. Hält ein Gerät Ihre Leute auf oder ist ein Risiko offen, zeigt die Vorlage, was es kostet, das zu beheben, und was es kostet, es offen zu lassen, und gibt eine Empfehlung. Die Entscheidung bleibt bei Ihnen.

Start

Was bekommen Sie für Ihre IT-Ausgaben?

Im Erstgespräch gehen wir durch, woher Ihre IT-Kosten heute kommen, was Sie selbst schon für ungenutzt halten und was eine Prüfung auf den Tisch bringen würde.

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