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IT bei Fusionen und Carve-outs

Eine Fusion, ein Carve-out oder eine neue Gesellschaft hat einen Stichtag, und an diesem Tag muss die IT bereit sein. Die Planung beginnt lange davor, an Ihrem Tisch.

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Der Vertrag setzt den Stichtag. Die IT muss an diesem Tag bereit sein.

Wenn zwei Unternehmen zusammengehen, wenn ein Team sich mit einer eigenen Gesellschaft löst, wenn eine Projektgesellschaft gegründet oder abgewickelt wird, legen die Anwälte einen Stichtag fest, und die IT muss an diesem Tag funktionieren: Wer meldet sich wo an, wessen Postfach geht mit wem, welche Daten ziehen um und welche dürfen es nicht, was braucht die neue Gesellschaft ab dem ersten Tag. Spät entschieden, machen diese Fragen aus der ersten Woche nach dem Stichtag einen Ausfall. Die IT-Planung bringt sie früh auf Ihren Tisch, als Entscheidungsvorlagen: was die Transaktion von der IT braucht, die Optionen mit ihren Kosten, unsere Empfehlung und ein Plan mit Zuständigkeiten und Terminen, vom Stichtag zurückgerechnet. Build setzt um; hier wird entschieden.

Was wir planen

Vom Stichtag zurückgerechnet.

Jede Transaktion ist anders, die Fragen sind dieselben. Jede wird auf einer Entscheidungsvorlage beantwortet, bevor etwas angefasst wird.

  • Was auf beiden Seiten da ist

    Tenants, Konten, Lizenzen, Geräte, Verträge und wo die Daten liegen, für jede beteiligte Gesellschaft aufgeschrieben. Bei einer Fusion beide Seiten, bei einem Carve-out das, was geht, und das, was bleibt.

  • Was am Stichtag bereit sein muss

    Wer sich am Morgen danach anmelden muss, mit welcher Mailadresse, mit Zugriff auf welche Daten und welche Software. Die Liste ist kurz, und der Termin ist nicht verhandelbar. Deshalb wird sie zuerst entschieden.

  • Was mit wem geht

    Welche Postfächer, Daten und Systeme umziehen, welche getrennt werden und welche zurückbleiben, entschieden mit den Menschen, die für die Vertraulichkeit geradestehen. Wo ein Mandat oder ein Kundenvertrag regelt, wohin Daten dürfen, benennt die Vorlage das, und die rechtliche Bewertung bleibt bei Ihnen.

  • Die Optionen und ihre Kosten

    Ein Tenant oder zwei, migrieren oder neu aufbauen, ein System behalten oder mit der Transaktion stilllegen: die realistischen Wege, jeder mit Kosten und Risiko, und unsere Empfehlung.

  • Die Reihenfolge und die Nacht

    Was vor dem Stichtag passieren muss, was in der Nacht, was in den Wochen danach folgen kann. Nichts wird angefasst, bevor es einen Weg zurück gibt, und der Plan sagt, wo er liegt.

  • Zuständigkeiten und Termine

    Jeder Schritt mit der Person, die ihn verantwortet, auf Ihrer Seite und auf unserer, und mit seinem Termin, vom Stichtag zurückgerechnet. Der Plan wird in Ihrer IT-Steuerungsrunde durchgesehen, bis der Tag da ist.

Schriftlich festgehalten

In der Entscheidungsvorlage.

  • Was auf jeder Seite da ist: Tenants, Konten, Lizenzen, Geräte, Verträge, Daten
  • Was am Stichtag bereit sein muss, und für wen
  • Die geprüften Optionen, ihre Kosten und Risiken, und die Entscheidung
  • Der Plan: jeder Schritt mit Zuständigkeit und Termin, vom Stichtag zurückgerechnet
  • Die Verträge, die mit der Transaktion umziehen, enden oder gekündigt werden müssen

Die IT-Seite in Ihrer Transaktionsakte, und der Auftrag, mit dem ein Build-Projekt beginnt.

Was ohne Planung schiefgeht.

  • Die IT erfährt es zuletzt

    Die Anwälte haben den Stichtag, die Steuerberater die Zahlen, und die IT erfährt es in der Woche davor. Die ersten Tage nach dem Stichtag gehen dann dafür drauf, herauszufinden, was überhaupt da ist.

  • Daten, die nicht hätten umziehen dürfen

    Bei einer Fusion oder einem Carve-out überschreiten Daten eine Grenze, die sie nicht überschreiten durften, weil niemand entschieden hat, wo die Grenze liegt. Das hinterher zu entscheiden, ist schwerer als vorher.

  • Der Vertrag, der nicht geendet hat

    Lizenzen, Leitungen und Supportverträge der alten Gesellschaft laufen nach dem Stichtag weiter, weil sie niemand aufgelistet hat. Jeder davon ist eine Verlängerung, die niemand gewählt hat.

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Häufige Fragen

Wie früh sollte die IT-Planung beginnen?

Sobald die Transaktion wahrscheinlich ist. Die Fragen, die Zeit brauchen, sind die zu Daten und Verträgen, und für sie müssen die Menschen am Tisch sitzen, die für die Vertraulichkeit geradestehen. Je früher die Planung, desto weniger entscheidet der Stichtag für Sie.

Setzen Sie die Migration auch um?

Ja, als Build-Projekt: Migrationen von Tenant zu Tenant, neue Gesellschaften von Grund auf eingerichtet, Daten sauber getrennt, rechtzeitig zum Stichtag, mit einem Weg zurück, der vor der Umschaltung getestet ist. Die Planung hier ist der Auftrag, mit dem dieses Projekt beginnt.

Wie steht es um die Vertraulichkeit bei einer Fusion zweier Kanzleien?

Der Plan legt fest, welche Daten, Postfächer und Systeme umziehen, welche getrennt werden und welche zurückbleiben, entschieden mit den Menschen, die auf jeder Seite für die Vertraulichkeit geradestehen. Wo ein Mandat, ein Mandantenvertrag oder Ihre Aufsicht das regelt, benennt die Vorlage es, und die rechtliche Bewertung bleibt bei Ihnen.

Wir gründen regelmäßig Projektgesellschaften. Ist das auch eine Transaktion?

Ja, eine kleine mit denselben Fragen: Was braucht die neue Gesellschaft ab dem ersten Tag, in welchem Tenant lebt sie, was teilt sie mit dem Unternehmen und was nicht, und was passiert, wenn sie abgewickelt wird. Einmal geplant, wird daraus eine Routine mit Checkliste.

Start

Steht eine Fusion, ein Carve-out oder eine neue Gesellschaft an?

Im Erstgespräch gehen wir den Stichtag durch, was an diesem Tag bereit sein muss und welche Entscheidungen zuerst auf Ihren Tisch gehören.

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