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Onboarding und Offboarding

Wer neu anfängt, startet mit den Zugängen seiner Rolle, wer geht, verliert sie am letzten Arbeitstag, und beides erledigt ein getestetes Skript jedes Mal auf dieselbe Weise. So wird nichts vergessen.

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Zugänge am ersten Tag. Weg am letzten.

Jedes Onboarding bedeutet ein Konto, Gruppen, ein Postfach, die Projekt- oder Mandatsordner, die Fachanwendungen, einen Laptop und die Drucker. Von Hand nach Checkliste dauert das Stunden, und etwas geht unter; von Hand am Ende bleibt der Zugang von jemandem, der geht, stillschweigend bestehen. Wir bringen zuerst die Rollen des Unternehmens in Ordnung, damit neue Mitarbeitende dieselben Zugänge bekommen wie jemand in derselben Rolle, und setzen das Einrichten dann durchgängig als Skript um. Das Skript zeigt erst, was es ändern würde, bevor es etwas ändert. Ein Offboarding ist dieselbe Liste rückwärts: Anmeldung gesperrt, Zugänge entzogen, Postfach und Dateien an die Nachfolge übergeben, der Laptop gelöscht, an dem Tag, den Sie nennen.

Was wir einrichten

Erst die Rollen, dann das Skript.

Zum Skript wird nichts, bevor die Rollen stimmen: Ein Skript wiederholt nur, was es vorfindet. Deshalb werden die Berechtigungen zuerst aufgeräumt.

  • Ein Rollenmodell, das trägt

    Bevor etwas automatisiert wird, räumen wir die Berechtigungen auf und legen fest, wer in welcher Rolle was öffnen darf. Neue Mitarbeitende bekommen dann dieselben Zugänge wie jemand in derselben Rolle, nicht mehr.

  • Eine Anfrage, das ganze Onboarding

    Ihr Sekretariat sagt uns, wer wann anfängt, in welcher Rolle. Aus dieser einen Anfrage legt das Skript Konto, Gruppen, Postfach, Ordner und Anwendungen an, und der Laptop entsteht aus Ihrer Baseline für diese Rolle.

  • Das Skript zeigt, bevor es ändert

    Es läuft zuerst als Bericht und listet jede Änderung auf, die es machen würde. Erst dann macht es sie, und es meldet zurück, was es getan hat. Ein fehlgeschlagener Schritt kann so nicht als erledigt gelten.

  • Laptop und Drucker inklusive

    Das Gerät richten dieselben Skripte ein wie jedes andere in Ihrem Unternehmen, mit der Software und den Druckern, die die Rolle braucht. Wer neu anfängt, setzt sich an einen Rechner, der funktioniert.

  • Offboarding am genannten Tag

    Anmeldung gesperrt, Zugänge entzogen, Lizenzen freigegeben, Postfach und Dateien an die Person übergeben, die Sie nennen, das Gerät gelöscht. Dieselbe Liste, rückwärts, am letzten Arbeitstag, nicht in der Woche danach.

  • Wechsel zwischen Teams

    Wer die Rolle wechselt, bekommt die Zugänge der neuen Rolle und verliert die der alten, auf dieselbe Weise. So häufen sich keine Rechte aus früheren Aufgaben an.

Schriftlich festgehalten

In Ihrer Dokumentation und im Monatsbericht.

  • Jedes Onboarding und Offboarding, mit Datum und dem, was eingerichtet oder entzogen wurde
  • Das Rollenmodell: welche Rolle was öffnet
  • Jeder Skriptlauf und was er geändert hat, so wie das Skript es gemeldet hat
  • Lizenzen, die beim Ausscheiden frei wurden

Dieselbe Aufzeichnung beantwortet die Berechtigungsprüfung: wer was hat, und seit wann.

Was von Hand schiefgeht.

  • Die Checkliste mit der einen vergessenen Zeile

    Klick um Klick pro Projektordner, mehrere Admin-Portale, ein WLAN-Passwort auf einem Zettel. Irgendetwas wird immer vergessen, und wer neu ist, merkt es am ersten Tag.

  • Wer gegangen ist, kann sich noch anmelden

    Zugänge werden entzogen, wenn jemand dazu kommt, Wochen später. Der Zugang eines ehemaligen Kollegen, den niemand gesperrt hat, ist einer der Wege, über die Angreifer hereinspazieren.

  • „Wie beim Vorgänger“

    „Gib ihr dasselbe wie ihm“ kopiert alles, was er über die Jahre angesammelt hat, auch Rechte, die niemand bewusst vergeben hat. Ohne Rollenmodell wachsen Zugänge nur in eine Richtung.

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Häufige Fragen

Wie lange dauert das Einrichten neuer Mitarbeitender?

Bei einem Unternehmen mit 120 Mitarbeitenden, dessen IT wir betreiben, kostete das Onboarding 4,5 Stunden IT-Aufwand. Wir haben Berechtigungen und Rollenmodell aufgeräumt und das Einrichten als Skript umgesetzt: Heute sind es 7 Minuten vom Ticket an. Das ist ein Fakt aus einem Unternehmen, kein Versprechen, und er setzt voraus, dass die Rollen vorher in Ordnung sind.

Was müssen wir Ihnen für ein Onboarding mitteilen?

Wer anfängt, wann, in welcher Rolle und welchem Team, und wer die Führungskraft ist. Alles andere folgt aus dem Rollenmodell. Gibt es die Rolle noch nicht, legen wir sie zuerst mit Ihnen fest.

Was passiert mit Postfach und Dateien von jemandem, der geht?

Sie gehen an die Person, die Sie nennen, so lange Sie es brauchen, und bleiben so lange erhalten, wie Ihre Aufbewahrungsregeln es verlangen. Am letzten Arbeitstag wird nichts gelöscht, nur der Zugang entzogen.

Kann sich das Skript irren?

Es tut nur, was man ihm sagt. Deshalb berichtet es zuerst und ändert erst danach. Bei einem Unternehmen zeigte sein erster echter Lauf, dass es eine fehlgeschlagene Änderung als erledigt gemeldet hätte. Das war behoben, bevor es wieder lief.

Start

Wer fängt nächsten Monat bei Ihnen an, und wer ist letzten Monat gegangen?

Im Erstgespräch gehen wir durch, wie Onboarding und Offboarding heute laufen, wer noch Zugänge hat, die er nicht haben sollte, und was ein Rollenmodell und ein Skript ändern würden.

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